Kako organizirati srečanje alumnov?

2024 Avtor: Priscilla Miln | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2024-02-18 10:44

Večer srečanja alumnov, ne glede na to, kje poteka in koga zbere, zahteva resne priprave in oprijemljive stroške. Praviloma je ena oseba precej težko obvladati organizacijo takšnega praznika in se nanj pripraviti.

Zdaj pogosto uporabljajo storitve agencij, vendar rezultat dela strokovnjakov ne izpolnjuje vedno pričakovanj in se lahko razlikuje od različice počitnic, ki so jo želeli urediti. Zato je bolje, da se zadeve lotite sami, po možnosti v družbi dveh, treh ali štirih ljudi.

Kje začeti?

Večer srečanja diplomantov morate začeti pripravljati z določitvijo števila udeležencev. To pomeni, da se morate odločiti, koga boste zbrali - celotno številko, en razred ali skupino. Ali povabiti učiteljsko osebje in koga od učiteljev poklicati. Vsi ostali vidiki so odvisni od števila potencialnih udeležencev in gostov dogodka.

Naprej morate najti vse toljudi, ki jih je treba zbrati. Ne glede na to, ali nameravate organizirati alumni večer v šoli ali študentsko zabavo v restavraciji, je iskanje udeležencev najpomembnejša, dolga in najtežja faza priprav.

Ko so najdene vse možne koordinate, je treba z ljudmi stopiti v stik ali poklicati, ne pa jim le pošiljati vabil. To je treba storiti, ker nekdo ne bo šel in nekdo bo želel priti ne sam. Morate poklicati ali pisati učiteljem. Udeležencev ne bi smeli izključevati vnaprej in se osredotočiti na lastne ideje. Se pravi, če bo na primer srečanje alumnov potekalo v Moskvi in eden od potencialnih udeležencev živi v Vladivostoku, se ne bi smeli sami odločiti, da oseba ne bo prišla.

Z vsakim od udeležencev večera, vključno z učitelji, je treba razjasniti želeni čas in datum. Previdno se morate pozanimati tudi o finančnih priložnostih, torej vprašati, koliko je oseba pripravljena nameniti za organizacijo dogodka.

Po teh začetnih fazah bodo organizatorji imeli popoln seznam gostov in udeležencev dogodka, ki bo vseboval informacije o njihovem prostem času in finančnih zmožnostih.

Kaj je naslednje?

Na naslednji stopnji je treba določiti kraj, čas in okviren scenarij večernega srečanja alumnijev. Glede na okvirni proračun in število udeležencev tega ni težko narediti. Na tej stopnji bo treba dvakrat "pregledati" proračun, pa tudi število udeležencev.

Prva stvar, o kateri morate razmišljatiscenarij - izbira lokacije. Če je na dogodku pričakovano več kot sto ljudi, proračun pa je majhen, bi morali najeti kavarno ali manjši klub z minimalnim naročilom na podlagi "za obiskovalce". Se pravi, da se dogovorimo z lastniki ustanove, da bodo ljudje sami naročili pijačo in hrano. Ta način najema bo znatno zmanjšal stroške plačevanja ustanove.

Druga možnost je, da preživite srečanje alumnov v šoli ali inštitutu. Vendar ta način organizacije dogodka ni vedno bolj ekonomičen kot najem ustanove. Za popolno praznovanje boste morali postaviti bife mize, torej kupiti alkohol, hrano ali že pripravljene prigrizke. Pri nakupu hrane boste potrebovali osebo, ki bo kuhala. Potrebovali boste prte, posodo in še veliko več. Prav tako boste morali po koncu počitnic vse očistiti. Poleg stroškov in težav ima organizacija prireditve v šolski zgradbi številne pomembne pomanjkljivosti, kot so časovne in datumske omejitve, potreba po selitvi in selitvi pohištva, saj vzdušje ni namenjeno praznovanju.

Najboljši način, da preživite večer srečanja alumnijev, je, da združite obisk šole ali inštituta z zabavo v restavraciji. Slovesni del lahko poteka v šolski zbornici ali študentskem občinstvu, samo zabavo pa prenese v restavracijo ali kavarno. Pri tej izbiri morate najprej ugotoviti datume in ure, ko bo izobraževalna ustanova lahko gostila dogodek, to združiti zčasovni okvir, ki ga želi večina udeležencev, in dejansko izberite datum.

Izbranega datuma in ure ne uskladite takoj z upravo, ampak se dogovorite le vnaprej. To je potrebno, da bi našli primerno kavarno za izbrani čas v bližini izobraževalne ustanove, v hoje. Zelo neprijetno je, če je inštitut ali šola zelo oddaljena od restavracije. V tej situaciji nekateri ne bodo šli na slovesni del, drugi pa ne na zabavo.

V bližnji kavarni je izbrani datum ali ure morda zasedeni, vendar je drug datum prost, kar je prav tako priročno. Zato se je treba z izobraževalno institucijo pogajati vnaprej in šele po končni izbiri restavracije.

Zdaj lahko začnete razvijati scenarij, ponovno z uporabo seznama gostov in podatkov o njihovih finančnih zmožnostih. To je potrebno za določitev števila tekmovanj z nagradami, večernega menija, ki bo naročen vnaprej, in drugih podobnih trenutkov. Scenarij večera srečanja alumnijev, ki se ga bo udeležilo le deset ljudi, četudi v različici »+1«, se bo zelo razlikoval od programa dogodka za dvajset sošolcev in se bo izkazal za povsem drugega z zbiranja sto ljudi.

Vendar imajo vsi enako strukturo:

• slovesni del;
• prehod v restavracijo ali samo odmor pred začetkom bifeja;
• redni čas;
• uradni konec;
• "po hoji".

V fazi izbire scenarija v skladu s proračunom inštevilo gostov naj se ne spušča v podrobnosti polnjenja posamezne postavke, ampak razporedi sredstva. Najlažje je to narediti, izhajajoč iz tega, katere stroške je mogoče izračunati z največjo natančnostjo, na primer iz slavnostnega dela. "Prebivanje" sploh ne bi smelo biti vključeno v proračun, če pa je prost denar, potem je povsem mogoče, da ob ločitvi vsem predstavite tematski koktajl. Proračunsko najbolj obskuren je vedno glavni del večera, tisti, ki poteka po scenariju in vključuje različna tekmovanja, loterije in nagrade. Zato ga je treba na koncu pustiti in pri izbiri, s čim ga napolniti, izhajajte iz tega, koliko denarja je ostalo.

Kot rezultat boste dobili dokaj podrobno finančno oceno. Biti mora jasno napisan, tako da ko udeleženci sprašujejo, kakšen denar od njih pobirajo, ne poskušajte povedati vsebine večera, ampak preprosto pošljite seznam suhih številk v messengerju ali po pošti. S tem si boste prihranili živce in odvrnili sumljive sošolce, da ne bi kupovali z zbiralcem.

Ko so sredstva zbrana, bi morali začeti izvajati načrt. Ob velikem številu gostov dogodka je običajno potrebno veliko različnih elementov in atributov praznika. Ne delajte vsega po principu "kako gre", treba je načrtovati čas in nakupe ali naročila, veliko bolj priročno in z jasnim urnikom ne bo nič pozabljeno.

Kako obdržati uradni del?

Vsebina slovesnega dela je odvisna od tega, koliko učiteljev bo in kdo točno načrtujeBodi prisoten. Na primer, rektor inštituta ali predstojnik oddelka, direktor šole na večernem srečanju diplomantov vedno naredi govor, ki odpre dogodek. To je tradicija, ki jo je treba upoštevati. Če ni "visokih rangov" in je prisoten le razrednik ali več predmetnih učiteljev, potem pravica do odprtja večera in izvedbe celotnega slovesnega dela preide na njegovega organizatorja. Ni pomembno, kdo od učiteljev bo prišel na dogodek, vsi, ki so se udeležili večera srečanja diplomantov učiteljev, so obdarjeni s cvetjem in spominskimi zahvalnimi pismi.

Slovesni del ne sme biti dolg, a tudi prekratek ne sme biti. Optimalni čas je 30-40 minut. Vsebina je lahko:

• uvodni govor ali direktorjev govor;
• dostava spominskih diplom ali spričeval, vendar le ob manjšem številu udeležencev, če je več kot dvajset ljudi, se potrdila izdajo po zaključku uradnega dela ob odhodu iz dvorane;
• besede učiteljev, in ko učitelji končajo, morate podariti rože in lepo oblikovan "papir za zahvalo", enako velja za direktorja ali predstavnika uprave;
• dokončanje in vabilo za nadaljevanje v restavracijo (naslov morate spomniti in povedati, da je v vabilu).

Če kdo od diplomantov želi nekaj povedati, se to naredi po nagovorih učiteljev in pred zaključnim govorom organizatorja praznika.

Če obstaja priložnost za vadbo slovesnega dela, je treba to storiti brez napak. Vedno je lahko nekaj odtenkov, ki ločijo resničnost od scenarija, napisanega na papirju. Trajanje govorov, nedelujoči mikrofon ali pomanjkanje stojala zanj in druge malenkosti, ki jih pri načrtovanju ni mogoče upoštevati. Pojavile se bodo na vaji in jih je mogoče popraviti ali odpraviti.

Slovesni del lahko dokončate, ne le govor. Dobra možnost bi bila petje pesmi. Na večer srečanja diplomantov, če v izobraževalni ustanovi ni himne, lahko pripravite katero koli primerno temo in ne predolgo pesem. Njegovo besedilo in pojasnilo k njem je treba vsakemu od udeležencev poslati skupaj z vabilom. Po želji pa ga lahko podvojite tako, da na vhodu v dvorano izdate izpis z besedami. Če je predvidena uporaba značk, jih dobijo tudi vsi pred uradnim delom na vhodu.

Kaj bo potrebno za uradni del?

Obvezni so atributi uradne faze dogodka, ki niso odvisni od števila udeležencev ali velikosti proračuna. Ti vključujejo:

• rože za vse učitelje;
• spominske diplome ali "diplomirana spričevala";
• hvaležna pisma učiteljem.

To je temelj, brez katerega ne morete. Diplome in diplome lahko naročite v kateri koli od oglaševalskih agencij ali neposredno v tiskarnah. Vendar pa bo neposredno naročilo tiskalnikov, čeprav cenejše, zahtevalo neodvisno pripravo postavitve. To ni le risba, narejena v katerem koli programu, za takšne postavitve obstajajo številne zahteve. Brez razumevanja, kakoto je postavitev za tiskanje, ki se izvaja, tega ne bi smeli storiti, saj bo rezultat zahteval spremembo in ne po krivdi tiskarskih strojev. To pomeni, da boste morali plačati dvakrat.

Poleg obveznih atributov, elementi dogodka, kot so:

• značke z imenom, razredom ali drugimi podatki;
• okrasitev zbirne dvorane, predprostora in drugih prostorov, skozi katere bodo diplomanti šli v izobraževalni ustanovi;
• po potrebi natisnite besedila.

V primeru, da je zunaj mrzlo in spolzko, restavracija pa se nahaja daleč od kraja, kjer se je večer srečanja alumnov začel (februar ali marec na primer nista primerna za dolge sprehode), lahko najamete prevoz. V vabilih je nujno opozoriti na najem avtobusa, saj lahko ljudje zavrnejo uporabo lastnega avtomobila, potem ko se seznanijo z razpoložljivostjo prevoza "od vrat do vrat".

Prehod v restavracijo: ali jo je mogoče napolniti z nečim

Ali z vsebino zapolniti čas prehoda iz izobraževalne ustanove v kraj praznovanja, je individualno vprašanje. Odvisno je od številnih odtenkov, kot so:

• trajanje in delovna obremenitev uradnega dela;
• vreme in sezona;
• razpoložljivost prevoza ali peš;
• čas, ki ga potrebujete, da pridete do restavracije;
• število udeležencev.

Ob lepem vremenu in poleti je na poti možno uporabiti klovne, lutke v naravni velikosti, mimi z baloni in podobnospremljavo. To pripravi goste za praznični večer. Če pa je pot prekratka, na primer, morate le iti na nasprotno stran ulice, potem vam je ni treba z ničemer zapolniti.

Za vožnjo z avtobusom, ki traja vsaj 20 minut, lahko uporabite klovna ali katerega koli drugega izvajalca, ki pripoveduje šale "v temi" ali, še bolje, nastopa v žanru stand-up. Isti žanr je optimalen za glavni del dogodka.

Če pa je manj kot deset ljudi, je takšna zabava na poti popolnoma neuporabna.

Kako preživeti večino večera?

Struktura, kako poteka matura v zavodu, leto kasneje se zberejo ali deset let po diplomi, je enaka. Toda število udeležencev dogodka vpliva na strukturo praznovanja. Če je več kot 10-15 ljudi, bo potreben vodja. Če je udeležencev 5-7, potem storitve nazdravljave niso potrebne.

Vsa tekmovanja, loterije ali druga zabava morajo nujno ustrezati temi večera, kot tudi pivski govori. To je enostavno doseči, samo uporabite nekaj tematskih elementov v scenariju.

Struktura dogodka bi lahko bila:

• organizator mora imeti kratek govor za večerjo, z drugimi besedami, ponovno odpreti počitnice;
• naslednje zdravice je treba nasloviti na določene ljudi in seveda poročati o tem, kaj so dosegli v preteklostino, diplomanti lahko sami govorijo, improvizirano;
• med dvigovanjem kozarcev potekajo tekmovanja, prirejajo se nastopi umetnikov ali udeležencev zvečer;
• pred zaključkom je treba izpeljati loterijo z igrivimi nagradami, na primer s potrdilom za pravico do vodenja in organizacije naslednjega srečanja.

Organizator reče zadnjo zdravico. V njem se morate zahvaliti tistim, ki so prišli, izraziti zaupanje v zgodnji sestanek in pojasniti, da je restavracija na voljo vsem, ki se želite še naprej zabavati, pri čemer seveda navedite uro. To pomeni, da je treba uradni del zaključiti vsaj 2 uri pred iztekom obdobja najema.

Kaj reči v nazdravljah z naslovom?

Čestitke ob združitvenem večeru se ne razlikujejo veliko od nazdravljanja ob drugih praznikih. To pomeni, da je kratek govor, ki vsebuje prijetne besede o nekom, govori o dosežkih te osebe in ga poziva k pijači.

Lahko se pogovarjate o vsem, seveda pa morate biti pripravljeni. Vsak ima dosežke. Na primer, če je odličen študent in aktivist postal gospodinja, se morate spomniti družinskih vrednot in poudariti, da je hiša najpomembnejša stvar, ki jo ima človek. Če sošolec dela kot mehanik v tovarni, morate govoriti o vrednosti preprostih poklicev, brez katerih so vse ugodnosti sodobnega življenja nepredstavljive. To pomeni, da bi morale ciljno usmerjene zdravice dvigniti človekovo samozavest in mu ugoditi.

Po takih govorih je treba podeliti diplomo "Za dosežke". Toda to je treba storiti le, če toastsbo pripravljen za vsakega od gostov. Če je na zabavi sto ljudi, ni treba pripravljati diplom. Toda same zdravice bi morale biti izgovorjene. Premisliti jih je treba za približno polovico udeležencev. Po vsakem paru takih govorov je treba goste izzvati na enake govore glede njihovih sošolcev.

Tako je večno vprašanje, za kaj piti, popolnoma odstranjeno in vsak od povabljencev se na prazniku počuti potrebnega in ne odveč.

Kaj vključiti v program?

Najbolj optimalna različica programa tovrstnih dogodkov so nastopi samih udeležencev. Toda večina ljudi ponavadi zavrne ponudbo za nastop, zato bi morali organizatorji to prikriti z natečaji ali loterijami.

To pomeni, da mora zmagovalec kot nagrada za zmago na natečaju na primer brati poezijo. Za večer srečanja diplomantov, ki poteka po programu, organiziranem po tem principu, je treba pripraviti vnaprej natisnjena besedila. Vsi ljudje si ne zapomnijo nobene pesmi.

Lahko sploh brez tekmovanj in igrate predstave v obliki loterije ali odbitkov. Lahko se dogovorite za dražbo. To pomeni, da udeleženec dobi priložnost, da nekomu proda svojo pravico do govora, denar za ta sklop pa bo začetek proračuna za naslednji večer ponovnega srečanja, katerega datum je seveda treba objaviti, za na primer naslednje leto.

Kako pripraviti govor?

To vprašanje pogosto zmede tudi najbolj pedantne in nadarjene organizatorje. Pravzaprav je vse preprosto. Besede za večer srečanjane sme biti pretenciozen, iskren in prijazen. Dovolj je.

Govor ne sme zamujati. Otvoritev slovesnega dela je seveda v 5-7 minutah, če direktor ali eden od »pomembnih« učiteljev ne izreče govora. Ne smejo biti časovno omejeni - to je nevljudno. Končni uradni del govora traja 4-5 minut, začne se lahko z besedami: "Zvečer se začne domov", "Zdaj gremo v restavracijo in se bomo zabavali" in drugimi informacijami, na primer o avtobusih ali naslov zavoda.

Prva zdravica je povsem simbolična in bi morala zveneti preprosto: »Fantje! Tukaj smo se videli! Praznujmo! Naslovne zdravice so sestavljene iz več stavkov in trajajo 2-4 minute.

Težavam z namiznimi govori se je mogoče izogniti z najemom gostitelja ali s čim večjo uporabo preostalih udeležencev.

Kaj ne bi smeli pozabiti?

Ko načrtujete večer, se morate spomniti treh odtenkov, kot so:

• organizirajte fotografiranje ali video snemanje;
• išči gostitelja;
• pošiljanje vabil.

Ne pozabite najeti fotografa in/ali videografa. To je zelo pomemben del srečanja. Poleg tega bi morali naročiti storitve za cel večer - od slovesnega uradnega dela do "pohoda". Rezultate njegovega dela je treba nato v elektronski obliki poslati vsem gostom dogodka.

Najemite gostitelja za zabave z več kot 10 osebami. Konec koncev je tudi sam organizator diplomant in bi se moral zabavati, ne pa slediti programu inrazpoloženje gostov.

Vabilo mora biti izdano, vključno z vsemi potrebnimi podatki: čas in kraj sestanka, ime in naslov restavracije, razpoložljivost avtobusa, če ga nameravate najeti, besedilo pesmi, seveda, če je ta element vključen v scenarij itd.

Vabil vam ni treba tiskati, veliko lažje jih je izdati v elektronski obliki in jih poslati prek messengerja ali elektronske pošte.